Контролер технического состояния ТС (механик по выпуску ТС) ведет следующие журналы

• Журнал учета результатов предрейсового технического контроля
• Журнал учета направления на ремонт
• Журнал ТОиР
• Журнал учета и контроля сроков выполнения замеров СО и СН, дымности.

Диспетчер ведет только один журнал -

• Журнал учета выдачи и движения путевых листов

А вот специалист по БДД ведет несколько журналов:

• Журнал учета инструктажа водителей по БДД.
• Журнал учета инструктажа на рабочем месте.
• Журнал учета ДТП и ежемесячных сверок с территориальными органами ГИБДД.
• Журнал учета нарушений ПДД.
• Журнал учета медицинских справок водителей
• Журнал учета проведения ежегодных занятий с водителями

Все журналы относятся к первичным учётным документам, соответственно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью и печатью. В случае ведения журналов в электронном виде необходимо заверять все вносимые в него сведения усиленной квалифицированной цифровой подписью (ЭЦП). Т.е., состряпать журнал в эксселе больше не получится. Также, стоит учитывать, что ЭЦП должна быть не только у специалиста, ведущего журнал, но и всех лиц, которые в журнале должны расписаться (водители, бухгалтер и т.д.). Заверять каждую запись необходимо непосредственно в момент её (записи) создания. Заверить все записи разом, в конце, например, дня - нельзя!

Стоит отметить, что ни в одном правовом документе нет четкого перечня необходимых для ведения журналов. Перечисленные выше журналы могут быть однозначно затребованы инспектором надзорного органа при проверке. Однако, учитывая перечень должностных обязанностей специалистов, связанных с эксплуатацией транспорта, всегда есть возможность расширить вышеуказанный список. Так, можно самостоятельно создать и вести, например, журналы учёта сверхнормативных простоев ТС или журнал контроля и учета выполненных перевозок грузов. В этом деле принцип один: чем больше бумаги, тем чище одно место!