Для автотранспортных предприятий, занимающихся перевозками пассажиров, опасных грузов и международными перевозками обязательно применение унифицированных форм путевых листов; остальные могут вести путевые листы свободной формы (письмо Минфина России от 20.02.2006г. №03-03-04/1/129, письмо Минфина России от 25.08.2009г. №03-03-06/2/161), с указанием обязательных реквизитов (Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008г. №152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"):

1. К обязательным реквизитам-константам относится информация:
• владельце ТС (Наименование, юридический адрес, адрес парковки!!!, телефон и ОГРН; для ИП - ФИО, почтовый адрес и номер телефона и ОРГНИП)
• о транспортном средстве (тип и модель ТС, номерной знак);
• о водителе (только ФИО, номер водительского удостоверения не обязателен),
2. К изменяемым реквизитам (данные, меняющиеся и фиксируемые в путевом листе каждый день) относятся:
• номер, срок действия путевого листа и дата его выдачи;
• показания одометра (полные км пробега) при выезде и заезде на постоянную стоянку/парковку;
• дату и время выезда и заезда ТС на постоянную стоянку/парковку;
• отметка о технической исправности и допуске ТС к рейсу (предрейсовый технический контроль состояния ТС). Стоит обратить внимание, что о штампе речь не идёт. Вполне достаточно поставить подпись контролёра, расшифровку подписи, а также дату и время техконтроля;
• отметка медработника о прохождении предрейсового медосмотра; В Приказе Минтранса №152 также, как и в случае с отметкой техконтролёра, речь о штампе не идёт, однако Приказ Минздрава №835н прямо требует наличие именно штампа о прохождении предрейсового медосмотра с определенным набором фраз внутри;
3. К обязательным реквизитам, не указанным в Приказе №152 относятся:
• данные о маршруте водителя; нельзя указывать в путевом листе начальную, промежуточную и конечную точки в виде "Москва-Владивосток-Москва". Начальный и конечный адрес чаще совпадают, и являются адресом парковки ТС. Не домашний адрес водителя и не то место, где водитель до этого "бросил" автомобиль! Промежуточные точки, также, как и адрес парковки должны быть вписаны с точностью до корпуса дома. Например: г.Москва, просп.Мира, д.1, к.1 - Владивосток, ул.Ленина, д.1, к.2 - г.Москва, просп.Мира, д.1, к.1. Невыполнение этого, нигде не прописанного условия грозит отказом налоговой принять расходы на ГСМ к списанию. См. судебную практику!
• ещё одним блоком реквизитом, которым интересуется налоговая, но не инспектор на дороге - движение ГСМ. Состоит из остатка топлива на момент выезда и при возвращении (заполняется, как правило водителем, либо контролёром ТС), а также количеством заправленного топлива во время рейса. Далее - расчет потраченного топлива на 1 км пробега и норма расхода, рассчитанная на основании соответствующего Приказа Минтранса, либо установленная самим предприятием.

По наиболее часто используемым "госкомстатовских" формам путевых листов (Приказ №78), коротко:

• Спецтехника без одометра - путевой лист ЭСМ-2;
• Легковые автомобили (не оборудованные для перевозки грузов; газель - грузовой автомобиль категории "В") - путевой лист формы 3;
• Такси - должны использовать форму 4, однако все успешно используют форму 3, указанную выше;
• Грузовые автомобили с повременной оплатой (используется наиболее часто) - путевой лист формы 4п;
• Грузовые автомобили со сдельной оплатой (с отрывным талоном; используйте, только если знаете, что делаете) - путевой лист формы 4с;
• Автобусы - формы 6.